Als je taken nu overal staan, een notitie op je telefoon, een post it, een mail die je laat staan, en een hoofd dat ondertussen alles probeert te onthouden, dan is het niet gek dat je aan het einde van de week denkt, ik heb veel gedaan, maar wat was ook alweer echt af.
Een Notion takenlijst werkt pas echt lekker als je ’m niet gebruikt als los lijstje, maar als onderdeel van je workflow, dus taken gekoppeld aan shoots, met duidelijke deadlines en een status die je in één oogopslag snapt.
Snel starten: wil je dit niet zelf bouwen, dan is de Workflow Hub in Notion precies gemaakt voor fotografen, klantgegevens, shoots, taken en opvolging in één systeem, zodat je rust krijgt en sneller werkt.
Wil je eerst checken waar jouw workflow nu lekt, pak dan mijn lead magnet 10 workflow fouten en je ziet meteen wat je als eerste moet fixen.
Waarom je takenlijst nu niet afkomt (en dat ligt niet aan jouw discipline)
Meestal is het probleem niet dat je te weinig doet, het probleem is dat je takenlijst geen systeem heeft.
- Taken hebben geen deadline, dus alles voelt even belangrijk
- Taken zijn niet gekoppeld aan een shoot, dus je mist context
- Je hebt geen vaste status, waardoor je blijft schuiven
- Je lijst is te lang, waardoor je er niet eens meer naar wil kijken
- Je hebt meerdere lijstjes tegelijk, en dan is alles half
Als je dit herkent, lees dan ook even mijn blog over je totale workflow in Notion, want daar valt vaak de grootste winst.Interne
Wat een goede Notion takenlijst voor fotografen minimaal nodig heeft
Hou het klein, dit is genoeg om er echt mee te gaan werken.
- Taaknaam
- Deadline
- Status, open, bezig, klaar
- Gekoppelde shoot of opdracht
- Prioriteit (optioneel)
Belangrijk, je takenlijst is niet je geheugen, je takenlijst is je planning.
Stap voor stap, zo zet je je takenlijst in Notion op
Stap 1, maak een database ‘Taken’
Maak een nieuwe database in Notion, kies voor tabel, en noem ’m Taken.
Stap 2, voeg deze properties toe
- Taak (title)
- Deadline (date)
- Status (select), open, bezig, klaar
- Shoot (relation naar je Shoots of Opdrachten database)
- Prioriteit (select), laag, normaal, hoog (optioneel)
Tip, als je nog geen Shoots database hebt, maak die dan eerst, want de koppeling is precies wat het verschil maakt.
Stap 3, maak views die je dagelijks gebruikt
Views zorgen dat je niet verdwaalt in een lange lijst.
Aanraders:
- Vandaag (deadline is vandaag, status is niet klaar)
- Deze week (deadline binnen 7 dagen, status is niet klaar)
- Open zonder deadline (deadline is leeg, status is open)
- Klaar (status is klaar)
Stap 4, maak standaard taken per type shoot (templates)
Dit is de shortcut waardoor je takenlijst wél afkomt, je hoeft niet steeds opnieuw te bedenken wat er moet gebeuren.
Maak in je Shoots database een template per type shoot, en laat daar automatisch taken bij horen.
Voorbeeld taken voor een paardenshoot:
- Bevestigingsmail sturen
- Voorbereidingsinfo sturen
- Locatie checken
- Foto’s backuppen
- Selectie maken
- Bewerking afronden
- Levering klaarzetten
- Review of testimonial vragen
Stap 5, maak één moment per week voor je ‘taken reset’
Dit is het moment waarop je takenlijst je helpt in plaats van stress geeft.
- Open je view Deze week
- Zet 3 prioriteiten voor vandaag
- Verplaats of verwijder taken die niet meer kloppen
- Geef alles wat open staat een deadline, of besluit bewust dat het niet hoeft
Zo zorg je dat je takenlijst je omzet helpt
Dit klinkt misschien overdreven, maar het is echt zo, als je taken gekoppeld zijn aan je shoots, dan vergeet je minder, lever je sneller, en voelt je klantreis professioneler.
En als je je takenlijst ook gebruikt voor follow ups, dan boek je makkelijker nieuwe shoots, omdat je niet meer denkt, oh ja ik moest haar nog appen.
Wil je dit in één keer goed hebben, zonder zelf bouwen, dan is de Workflow Hub je volgende stap.
En wil je eerst even zien wat er allemaal mogelijk is met Notion voor fotografen, start dan bij mijn Notion templates pagina.
Veelgemaakte fouten (zodat jij ze niet hoeft te maken)
- Taken in Notion zetten, maar je shoots ergens anders laten staan
- Alles op ‘open’ laten, zonder duidelijke status
- Geen deadlines gebruiken, waardoor je lijst blijft groeien
- Je takenlijst gebruiken als dump, in plaats van als planning
Veelgestelde vragen
Moet ik elke taak aan een shoot koppelen?
Niet per se, maar alles wat met klantwerk te maken heeft wel, dat is precies waar je overzicht en rust vandaan komt.
Wat als ik taken heb die niet bij een shoot horen?
Maak dan een categorie of project property, of koppel ze aan een ‘Business’ opdracht, zodat je dashboard nog steeds klopt.
Werkt dit ook als ik weinig shoots heb?
Juist dan, want dan wil je je tijd niet verspillen aan zoeken en onthouden, je wil gewoon doen wat er op je planning staat.
Samenvatting
Een Notion takenlijst voor fotografen werkt pas echt als je taken koppelt aan shoots, werkt met deadlines en vaste statussen, en je views gebruikt voor vandaag en deze week, dan stop je met losse lijstjes en krijg je weer grip.
als je nu overal losse lijstjes hebt, dm’s terug moet zoeken en steeds denkt waar was ik ook alweer, dan is dit je oplossing, de Workflow Hub zet alles op één plek, en je kunt vandaag nog starten.
