Als je nu klantinfo bijhoudt in Excel, dan is dat echt niet fout, Excel is snel, bekend, en voor veel fotografen een prima start, alleen op het moment dat je meer wil dan een lijst, dus je wil taken koppelen, opvolging bijhouden, en in één oogopslag zien waar elke shoot staat, dan ga je merken dat Excel je net niet meer helpt.
In deze blog zet ik Notion vs Excel voor klantbeheer als fotograaf naast elkaar, super praktisch, zodat je aan het einde weet, blijf ik bij Excel, of stap ik over naar Notion.
Snel starten: wil je dit niet zelf uitzoeken of bouwen, dan is de Workflow Hub in Notion precies gemaakt voor fotografen, klantgegevens, shoots, taken en opvolging in één systeem, zodat je rust krijgt en sneller werkt.
Wil je eerst checken waar jouw workflow nu lekt, pak dan mijn lead magnet 10 workflow fouten.
Het korte antwoord
Als je vooral een overzicht wil van namen, e mail en wat notities, dan is Excel top.
Als je klantbeheer wil combineren met je workflow, dus shoots, taken, deadlines en opvolging op één plek, dan is Notion meestal de betere keuze.
Excel, wanneer het wél perfect werkt
Excel is ideaal als je dit wil.
- Een simpele klantenlijst
- Snel filteren en sorteren
- Een overzicht van betalingen of aantallen
- Geen behoefte aan koppelingen tussen klanten en shoots
Excel is vaak genoeg als:
- Je nog weinig shoots per maand hebt
- Je workflow vooral in je hoofd zit en dat werkt nog prima
- Je geen zin hebt om een nieuw systeem te leren
Excel, waar je tegenaan loopt als je groeit
Dit zijn de punten waar fotografen meestal vastlopen.
- Je moet dingen dubbel bijhouden, klantinfo in Excel, taken ergens anders
- Je mist context, je ziet een naam, maar niet meteen de hele klantreis
- Opvolging is lastig, je hebt geen vaste plek voor laatste contact en volgende actie
- Je workflow status per shoot wordt snel rommelig
En precies daarom zie je vaak dat er alsnog losse lijstjes bijkomen, en dan ben je terug bij chaos.
Notion, waarom het zo fijn is voor klantbeheer
Notion is niet per se sneller dan Excel als je alleen een lijst wil, maar het wordt wél sneller zodra je processen wil koppelen.
Notion is sterk in:
- Klanten koppelen aan shoots
- Shoots koppelen aan taken
- Dashboards maken, vandaag, deze week, actie nodig
- Templates gebruiken, zodat je per shoot niet opnieuw hoeft te denken
- Alles bij elkaar zetten, klantinfo, afspraken, links, bestanden, opvolging
Als je dit onderwerp interessant vindt, lees dan ook mijn blog over je complete Notion workflow, van aanvraag tot oplevering.
En als je je taken nog niet strak hebt staan, dan helpt deze blog je daar ook bij.
Notion, de grootste valkuil (en hoe je ’m voorkomt)
De valkuil is dat je te groot begint, en dan voelt Notion ineens als een project op zich.
Zo voorkom je dat.
- Begin met 2 databases, Klanten en Shoots
- Voeg pas Taken toe als je die koppeling ook echt gaat gebruiken
- Maak 3 views die je elke week opent
- Houd je statussen simpel
Notion vs Excel, vergelijking in het echt
| Onderdeel | Excel | Notion |
|---|---|---|
| Klantenlijst bijhouden | Sterk | Sterk |
| Klanten koppelen aan shoots | Niet handig | Super handig |
| Taken koppelen aan shoots | Niet handig | Super handig |
| Opvolging (laatste contact, volgende actie) | Kan, maar snel rommelig | Duidelijk en filterbaar |
| Dashboard (actie nodig, deze week) | Lastig | Makkelijk |
| Templates per shoot | Niet echt | Ja |
| Startsimpel, snel erin | Ja | Ja, als je klein begint |
Welke past bij jou, 3 snelle scenario’s
Scenario 1, jij wil vooral overzicht
Dan is Excel prima, maak je lijst strak, en plan 1 moment per week om je follow ups te doen.
Scenario 2, jij wil overzicht én workflow
Dan is Notion meestal beter, omdat je klanten, shoots en taken aan elkaar kunt koppelen.
Scenario 3, jij wil het gewoon in één keer goed
Dan is een kant en klaar systeem het fijnst, zodat je niet zelf hoeft te bouwen.
Wil je eerst even rondkijken wat er mogelijk is met Notion voor fotografen, start dan bij mijn Notion templates pagina.Interne link: /notion-templates-fotografen/
En wil je dit direct goed neerzetten, dan is de Workflow Hub je volgende stap.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn Excel klantenlijst importeren in Notion?
Ja, je kunt je Excel exporteren als csv en importeren in Notion, daarna kun je stap voor stap je extra properties en views toevoegen.
Is Notion gratis genoeg?
Voor de meeste fotografen wel, zeker als je het simpel houdt met klanten, shoots en taken.
Is Notion niet te ingewikkeld?
Alleen als je te groot begint, als je start met een simpele basis, voelt het juist als rust.
Samenvatting
Excel is top als je een simpele klantenlijst wil, Notion is top als je klantbeheer wil combineren met je workflow, dus klanten, shoots, taken en opvolging op één plek, zodat je minder zoekt en meer afkrijgt.
als je nu overal losse lijstjes hebt, dm’s terug moet zoeken en steeds denkt waar was ik ook alweer, dan is dit je oplossing, de Workflow Hub zet alles op één plek, en je kunt vandaag nog starten.
