Als je nu klantinfo verspreid hebt over je mail, whatsapp, instagram dm’s en losse notities, dan kost het je elke week onnodig tijd, en nog irritanter, je mist sneller een follow up of je moet weer terugzoeken wat je precies had afgesproken.
Een Notion klantendatabase is geen ingewikkeld CRM gedoe, het is gewoon één overzicht waar je alles terugvindt, en waar je meteen ziet wie nog moet boeken, wie al betaald heeft, en wie je nog een berichtje mag sturen.
Snel starten: wil je dit niet zelf bouwen, dan is de Workflow Hub in Notion precies gemaakt voor fotografen, klantgegevens, shoots, taken en opvolging in één systeem, zodat je rust krijgt en sneller werkt.Link:
Wil je eerst even rondkijken wat er mogelijk is, start dan bij mijn Notion templates pagina, daar leg ik je uit wat erin zit en voor wie het is.
Wanneer je een klantendatabase nodig hebt (signalen die je herkent)
Als je dit herkent, dan is een klantendatabase niet “extra”, het is je basis.
- Je krijgt een aanvraag binnen, en je denkt, waar was dat gesprek ook alweer
- Je weet niet precies wie nog moet betalen, of wie al betaald heeft
- Je vergeet follow ups, omdat je geen vaste plek hebt waar ze staan
- Je hebt geen overzicht van terugkerende klanten, terwijl daar juist je makkelijkste omzet zit
- Je wil professioneler werken, maar zonder dat je een heel CRM systeem moet leren
Wat er in een goede Notion klantendatabase moet staan
Hou het simpel, je wil vooral snel kunnen zoeken, filteren en opvolgen.
Minimaal:
- Naam
- E mail
- Telefoon
- Type klant, lead, geboekt, terugkerend
- Status, nieuw, contact gehad, offerte gestuurd, geboekt, afgerond
- Laatste contactmoment
- Volgende actie
Handig als je net wat verder bent:
- Interesse, bijvoorbeeld paardenshoot, portret, event
- Budget indicatie
- Bron, instagram, website, doorverwijzing
- Notities, afspraken, voorkeuren
- Link naar shoot(s)
- Betaalstatus
Stap voor stap, zo maak je je klantendatabase in Notion
Je kunt dit in 20 minuten opzetten, en daarna elke week bijhouden in 5 minuten.
Stap 1, maak een database ‘Klanten’
Maak een nieuwe database in Notion, noem ’m Klanten, en kies voor een tabel view.
Stap 2, voeg deze properties toe
Dit is een fijne basis die niet te groot wordt.
- Naam (title)
- E mail (email)
- Instagram (text)
- Type (select), lead, geboekt, terugkerend
- Status (select), nieuw, contact gehad, offerte gestuurd, geboekt, afgerond
- Laatste contact (date)
- Volgende actie (text)
Tip, maak je status niet te uitgebreid, hoe simpeler, hoe sneller je ’m gebruikt.
Stap 3, maak views die je elke week opent
Views zorgen dat je niet naar een lange lijst zit te staren.
Aanraders:
- Nieuwe leads (filter status = nieuw)
- Follow up nodig (filter volgende actie is niet leeg, of laatste contact ouder dan x dagen)
- Geboekt (filter status = geboekt)
- Terugkerende klanten (filter type = terugkerend)
Stap 4, koppel je klantendatabase aan je shoots
Dit is waar Notion echt fijn wordt, je hoeft niet alles dubbel te noteren.
Maak een tweede database ‘Shoots’ of ‘Opdrachten’, en voeg een relatie toe naar Klanten.
In je Shoots database zet je bijvoorbeeld:
- Datum
- Locatie
- Status workflow, aanvraag, ingepland, geschoten, bewerken, leveren, opgeleverd
- Leverdatum
- Betaalstatus
Als je nu een shoot opent, zie je meteen bij welke klant die hoort, en als je een klant opent, zie je alle shoots die erbij horen.
Stap 5, maak een klant template (zodat je niets vergeet)
Maak een template in je Klanten database, met vaste blokken.
Voorbeeld template blokken:
- Afspraken en wensen
- Communicatie log, wat heb je wanneer gestuurd
- Links, offerte, factuur, galerij, drive map
- Volgende actie
Zo gebruik je je klantendatabase zonder dat het “extra werk” wordt
De truc is, je gebruikt ’m op vaste momenten.
- Na elke nieuwe aanvraag, 1 minuut, klant toevoegen, status op nieuw
- Na elk contactmoment, 30 seconden, laatste contact en volgende actie invullen
- 1 keer per week, 10 minuten, je view ‘Follow up nodig’ afwerken
Als je dit doet, ga je merken dat je hoofd rustiger wordt, omdat je niet meer alles hoeft te onthouden.
Veelgemaakte fouten (zodat jij ze niet hoeft te maken)
- Alles willen opslaan, waardoor je database te groot en onhandig wordt
- Geen views gebruiken, en dan voelt Notion alsnog als zoeken
- Geen volgende actie invullen, terwijl dat juist je omzet is
- Je database niet koppelen aan shoots, waardoor je dubbel werk houdt
Veelgestelde vragen
Kan ik dit ook doen als ik al met Excel werk?
Ja, alleen in Notion kun je klanten, shoots en taken aan elkaar koppelen, en dat maakt het verschil tussen een lijst en een workflow.
Is Notion gratis genoeg voor een klantendatabase?
Voor de meeste fotografen wel, zeker als je dit simpel houdt met één of twee databases.
Wat als ik meerdere soorten shoots doe?
Dan zet je bij Type of Interesse gewoon opties zoals paard, portret, event, en filter je je views daarop.
Samenvatting
Met een Notion klantendatabase voor fotografen zet je je klantinfo op één plek, je koppelt klanten aan shoots, je werkt met simpele statussen en views, en je maakt follow ups makkelijk, zonder dat je er elke dag mee bezig hoeft te zijn.
als je nu overal losse lijstjes hebt, dm’s terug moet zoeken en steeds denkt waar was ik ook alweer, dan is dit je oplossing, de Workflow Hub zet alles op één plek, en je kunt vandaag nog starten.
